Resolution:

Skicka e-post från system

Har ni olika system och webbaserade verktyg som behöver kunna skicka e-post? Vi kan tekniken och löser det på ett både säkert och enkelt sätt.

E-post är idag rent tekniskt rätt så komplicerat fastän det är en av de äldsta funktionerna på Internet.

Massvis av standarder, protokoll, tekniker och nya riktlinjer har tillkommit hela tiden och e-post som tjänst har radikalt förändrats ett antal gånger bara under  de senaste 20 åren.

I grund och botten är det dock en enkel tjänst, en viktig tjänst som bara måste fungera. På ett sätt att se det är det samtidigt en mycket enkel tjänst - det handlar ju bara om att få fram ett meddelande från punkt A till punkt B. Eller?

 

Vi har tekniska lösningar som fungerar för dig som både behöver hela kedjan, dvs inkommande och utgående e-post med mailfiltrering, webmail och hela konkarongen. Vi erbjuder även e-posttjänster som komponenter, dvs du plockar det du behöver från vårt smörgåsbord där alla tänkbara olika funktioner inom e-post finns.

Har du ett webbaserat verktyg som ett faktureringssystem, e-postutskicksverktyg för nyhetsbrev och erbjudanden eller ett webbaserat supportverktyg eller liknande så är det viktigt att E-post måste skickas på rätt sätt

  1. E-post från er kommer fram
  2. Så att fel kan hanteras på rätt sätt och inte gå obemärkta förbi
  3. Leverans kan ske snabbt och säkert
  4. Så att ni inte "flaggas" som spammare hos tjänsteleverantörer
  5. Så att svar (och fel) kan skickas tillbaks till rätt person och rätt system/funktion hos er för åtgärd.

 

SMTP

En av många viktiga funktioner inom e-post är SMTP. Det är med SMTP som e-postservrar kommunicerar.

I våra e-posttjänster som ingår i vår webbhotelltjänst eller vår fristående e-posttjänst ingår såklart stöd för SMTP så att användare kan skicka e-post från tex e-postprogram i datorer, telefoner eller via webbmail.

För dig som har ett webbaserat verktyg som behöver kunna skicka e-post erbjuder vi även en fristånde SMTP-tjänst som enbart har hand om utgående e-post (men inte tex inkommande e-post). Läs mer om SMTP-tjänsten här.

 

Det är viktigt att servrar som hanterar SMTP-kommunikation fungerar på rätt sätt och att arbetet fördelas på fler än 2st olika system om ett fel skulle uppstå. Det är ett krav att man har minst två separata system men vi brukar använda omkring ett tjugotal för våra kunder för att enkelt kunna hantera tex "toppar" men även för att underlätta för oss när vi utför proaktivt underhåll i system, vilket sker flera gånger dagligen - inte minst för mailfiltrering, dvs de tusentals olika filtreringsfunktioner som utförs automatiskt varje gång ett e-postmeddelande ska skickas eller tas emot (eller lämnas över mellan system).

 

Mailfiltrering

Eftersom omkring 99.7% av all e-posttrafik på Internet är spam, dvs skräppost - tyvärr - så är AntiSpam-funktioner något som de senaste 20 åren blivit allt viktigare i e-postsammanhang.

I våra tjänster för e-post som ingår i våra webbhotelltjänster eller vår fristående e-posttjänst ingår såklart automatisk mailfiltrering för såväl inkommande som utgående e-post.

Mailfiltrering går även att köpa separat som en fristående tjänst.

Har ni en egen server för inkommande e-post är det livsviktigt att skydda denna och alltid enbart låta all inkommande e-posttrafik passera via en mailfiltreringstjänst först och sedan låta de godkända meddelandena (som är mindre än 1% av e-posttrafiken som når er) skickas vidare till er e-postserver. Fördelarna är stora;

  • Ni får redundans på köpet, dvs högre driftsäkerhet
  • Avlastning för er server, snabbare & säkrare leverans
  • Ni slipper ta emot mängder av skräppost
  • Undviker säkerhetsrisker.

 

Då man alltid måste ha minst 2st publika e-postservrar kan vi enkelt med två (eller fler) mailfiltrerings-klusternoder hos oss säkra upp er e-post så att viktiga mail når er samtidigt som den största delen av all spam filtreras bort.

 

Använder ni verktyg för att göra utskick som tex en nyhetsbrevstjänst för e-postutskick eller webbaserade verktyg för ärendehantering, försäljning och liknande så är det viktigt att tänka igenom hur e-post skickas.

Uppfattas ni som spammare kommer e-postleverantörer att blockera trafik från er. Klagomål om spam kan även leda till att ni blir avstängda och det finns väl utformade rutiner för hur e-post, spam, klagomål på spam och liknande hanteras. Alla e-postleverantörer är del i detta och eftersom ni, om ni har en egen mailserver, rent tekniskt också är en epostleverantör så förväntas ni leva upp till de krav som ställs på e-postleverantörer på Internet.

 

Vitlistning och Grålistning

Sedan omkring 15 år har det i princip blivit obligatoriskt att använda sig av funktioner för vitlistning av godkända avsändare, grålistning för ej ännu betrodda avsändare och svartlistning av kända ej betrodda avsändare.

När ni hanterar utskick vill ni till varje pris undvika att bli svartlistade. Det kan räcka med ett enda felaktigt e-postutskick för att ni ska bli svartlistade och kanske ha problem i många år med att få igenom e-mail till era mottagare. Eftersom ni aldrig kan veta som avsändare hur en eventuell blockering av ert innehåll görs - och många gör det tyst, dvs utan att ni får veta om det (tyvärr) - så kan det vara helt förödande och kostsamt för er att bli svartlistade en enda gång. Undvik det till varje pris genom att enbart använda bra produkter för e-post som fungerar och följer de standarder som används på Internet. "Tryck inte ut" tusentals utskick på samma gång utan pytsa ut lite i taget vid stora utskick och se till att alltid hantera returer, studsar och felmeddelanden snabbt.

En postmaster-funktion finns för varje e-postleverantör. Postmaster hanterar fel och frågor rörande system och tjänster för e-post men även mottagare. En form av teknisk supportfunktion kan man säga och alla andra e-postleverantörer förväntar sig kunna nå er postmaster. Har ni en leverantör av e-posttjänsterna sköter denne om postmaster ansvaret för er. Vi gör det för alla våra e-postkunder exempelvis och det innebär att vi dagligen måste besvara frågor, förebygga problem, utföra olika typer av tekniska kontroller och en del hostmaster-arbete rörande e-postsystem. Hostmaster-funktionen är en annan, snarlik, ansvarsroll som också finns hos alla som producerar Internettjänster så som e-post, web och har hand om servrar osv.

Att hantera loggfiler, varningar och fel i system tillhör en av de dagliga sysslorna för postmastrar, hostmastrar och annan personal på e-postleverantören. Uppdatering av funktioner för vitlistning och grålistning kan till viss mån även göras manuellt så detta är något som ständigt övervakas och justeras såväl som kontroller och finjusteringar av alla de andra tusentals olika filter och funktioner som ständigt ska kunna kontrollera inkommande e-post och sortera ut riktigt e-post från den ständiga ström av eposttrafik som till större delen består av "brus".

 

Skicka aldrig mail som du inte kan besvara

Att använda en "noreply"-funktion kan vara lockande men kan vara helt förödande. E-post är ju uppbyggt för att vara robust, fungera felfritt och vara väldigt, väldigt säkert. En av de grundläggande egenskaperna är just att så länge ett mail inte levererats till mottagaren så ska det alltid kunna returneras bakåt i kedjan till avsändaren.

Skickar du mail från en adress som inte fungerar/finns så innebär det en stor risk, inte bara att ni klassas som spammare av många helt utan att ni kan se eller göra något åt det men även för att ni missar viktig information om fel på er sida, fel i kommunikation.

Har ni ett enkelt fel på er sida kommer detta gå ut på Internet, belasta en annan leverantörs mailfilter och returneras.

Kan ni dock inte ta emot returen så innebär det att även detta mail kommer tillbaks till den andra epostleverantören och belastar dem igen.

Nu hände två farliga saker:

  1. Ni går miste om viktig information om att ni har ett fel som ni måste åtgärda.
  2. Ni besvärar andra i onödan och riskerar att automatiskt bli svartlistade eller manuellt då en annan administratör noterar att ni har ett e-postsystem som inte fungerar fullt ut som det ska.

Eftersom e-post i regel är väldigt tydligt när det gäller om att felsöka så är just en studs med ett felmeddelande en viktig indikation och som ofta dessutom innehåller den information ni behöver för att leta reda på var i era system felet uppstår och rätta till detta fel.

Genom att inte kunna ta emot studsen missar ni helt denna funktion och om man ska vara krass är det bara en tidsfråga innan problem börjar hopa upp sig.

 

Mailbackup

För inkommande e-post behöver man minst en backup-server som kan buffra e-post när inkommande e-post inte kan levereras. Denna funktion ingår i våra webbhotelltjänsters e-posttjänst och i vår fristående e-posttjänst men tjänsten kan även köpas separat för dig som tex har en egen mailserver.

 

E-post är komplicerat

Många tror att det är enkelt att sätta upp en "small business server" eller liknande på kontoret och vips löser sig alla problem men faktum är att detta ställt till mycket problem för företag och verksamheter i historien. Dessutom många andra på Internet som får ta hand om följdproblem orsakade av en okunnig e-posttjänsteleverantör.

I det ögonblick ett företag ställer upp en e-postserver och ansluter den till ett nätverk händer massvis av saker som vi gått igeno ovan i texten, inte minst alla de ansvarsroller som man har och det tekniska och administrativa ansvar som man förväntas ta.

"Internet" ställer ett antal krav på eposttjänsteleverantörer och då det inte finns en nyckelfärdig server som löser allt automatiskt så lurar man sig själv att tro att problemet är löst och nu kan vi gå vidare. När det gäller att skruva upp en hylla på en vägg så gäller denna princip i många fall men att producera e-posttjänster är totalt raka motsatsen - så snart servern är på plats måste den konfigureras, underhållas, uppdateras, problem måste förebyggas, problem som uppkommer måste hanteras osv osv osv.

Fallerar organisationen som ansvarar för epostservern att ta detta ansvar och utföra alla dessa, i många fall väldigt tekniskt komplicerade, sysslor så kommer man i bästa fall bara bli blockerad som spammare på Internet.

Säkerhetsaspekten är också oerhört viktig att ta tag i och precis som med alla andra tjänster som exponeras mot Internet så sker ständigt intrångsförsök men e-post är extra utsatt eftersom andra spammare på Internet också vill hitta öppna och oskyddade epostservrar som de kan utnyttja för att sprida virus och skräppost.

Att hantera e-postservrar är således en av de mest komplicerade och kravfyllda uppdragen man kan ha på Internet. Dessutom ställs krav från den interna organisationen att det ska fungera, supportas, övervakas och vidareutvecklas precis lika myket som alla andra ställer krav på att det fungerar, inte ställer till problem osv. Det är en ansvarstyngd roll och om er organisation inte har en kärnverksamhet inom produktion av servertjänster så är det så gott som alltid betydligt enklare att köpa in tjänsten från en e-postleverantör som kan hantera detta åt er och att ni enbart behöver fokusera på att använda tjänsten och be om support i de fall frågor uppstår.

 

 


Nyheter