Resolution:

Inställningar för Microsoft Outlook

Inställningar för Microsoft Outlook

Microsoft Outlook är ett e-postprogram som kan köpas separat från Microsoft eller som kan ingå i olika paketeringar av deras Officepaket, som också köps separat.

Det finns en mycket stor mängd olika versioner av Outlook och många fungerar olika i fråga om hur man ställer in e-postkonton.

Det kan vara bra att känna till att Microsoft Oulook inte bara är ett av de dyraste e-postprogrammen på marknaden idag utan även ett av de som kritiserats mest för problem med korrupta PST-filer och liknande problem som kan ställa till så pass allvarliga fel så att du riskerar att bli av med all din e-post. Gör backup ofta och lagra viktig inforamtion separat för att enklare återställa din e-post när du stöter på problem med PST-filer som skadas och liknande.

Vi har hjälp användare använda e-post i snart 20 års tid och har ganska bra koll på situationer när det blir extra stor risk att problem ska uppstå i Outlook:

Du är stressad och tvingar programmet till stängning.

Som med många andra Microsoft-mjukvaror är risken större att filer och information skadas när man tvingar ett program att avslutas. Många upplever att Outlook kan vara "trögt" och har man ont om tid "slår man ihjäl" programmet, stänger locket på den bärbara eller liknande och detta kan medföra att filer med inställningar i datorn, konfiguration för outlook och/eller PST-filen för outlook (databasen kan man säga lite förenklat, där outlook håller reda på tex vilka mail som finns i din inkorg) skadas.

En skadad PST-fil kan ta mycket tid att återställa och ofta är det inte möjligt att reparera den utan man måste installera om programmet och/eller ta bort kontot helt, starta om datorn (ja, faktiskt!) och ställa in det på nytt - med informationsförlust som följd då all din gamla e-post går förlorad om du inte har en separat backup-fil som du kan läsa in.

Använd gärna vår lagringstjänst för att automatiskt synkronisera backup-filer.

 

Du har mer än ca 100MB i inkorgen

Vi har noterat att då Outlook ska synkronisera filer över Internet för att säkerställa att informationen på våra mailservrar stämmer överens med den lokalt lagrade informationen så kan ibland Outlook göra så mycket på samma gång så att någon process hinner få time out innan en annan process i Outlook hunnit klart med sina saker (vad det nu är) och i regel inträffar detta så gott som alltid bara för kunder som har mer än 70MB i inkorgen men kanske ännu mer ofta om det är 100MB eller mer.

Andra e-postprogram kan utan problem ha många gigabyte i inkorgen och även i andra mappar så vi vet med säkerhet att detta är just isolerat i Outlook, det har inget med mailservrar, protokoll, överföringshastighet eller liknande och det är tyvärr inget som vi kan göra något åt utan det enda du kan göra är att ställa upp din time out i outlook och försöka undvika att ha för mycket information i inkorgen.

Troligtvis är det även klokt att hålla även andra IMAP-mappar än inkorgen så små som möjilgt, dvs läs e-post ofta, radera och säkerhetskopiera ofta.

Det kostar lite i tid men förebygger korrupta PST-filer.

 

Du har en för långsam anslutning

Detta problem har vi noterat oftast ställer till problem i kombination med mycket stora mappar (ovanstående) som tex en mycket stor inkorg. Det som händer är helt enkelt att Outlook får Time Out någonstans och lyckas trassla till sin egen databas/index över hur din inkorg ser ut. Vi har av denna anledning ställt upp vår hastighet så högt det bara går för e-post så att inte vi ska riskera bli en flaskhals för våra kunder. Använder du tex mobilt bredband på en plats där du får en låg hastighet så kan det vara risk att tex PST-filer blir korrupta i din dator. Förebygg genom att försöka hålla mappar så små som möjligt (läs e-post ofta, radera ofta) och säkerhetskopiera så att det är enkelt att återställa när / om problemet uppstår.

Du kan även använda andra mailklienter eller vår webbmail när du befinner dig på en plats med låg överföringshastighet för att undvika riskera att Outlook "låser" sig.

 

Du stavar fel eller använder otillåtna tecken

Outlook kan vara ganska känsligt för otillåtna tecken, dvs "konstiga" tecken som mellanslag, procenttecken osv.

Ett fel som ofta inträffar för användare med Outlook är att man stavar fel i en mottagaradress i ett e-mail. Detta mail lägger sig då i vägen för andra mail i utkorgen och inga mail skickas utan alla andra (även rättstavade e-mail) hamnar efter det felaktiga mailet och inga utgående mail kan skickas.

Detta är en ganska allvarlig bugg i Outlook som kan vara svår att upptäcka då felmeddelanden ofta döljs så man tror att mail skickas fastän de i själva verket - och utan att användaren får någon indikation om det - bara hamnar i utkorgen.

Felet avhjälps enbart med att man manuellt raderar det eller de felstavade mailen och skickar om. Tänk på att kopiera texten till tex anteckningar eller liknande från de mail du måste radera så att du enkelt kan skriva om dem vid ett senare tillfälle.

 

...och så slutligen för dig som trots allt valt att använda det i särklass med kostsamma e-postprogrammet på planeten, så här ställer du in ditt e-postkonto i Outlook:

 

 

Konfiguration för Outlook (samtliga versioner)

Vi har här summerat hur inställnignar ska göras då det finns så många olika versioner som används idag. Du kan behöva leta runt lite i menyer för att hitta rätt menyval i just din version.

I regel alla versioner av Outlook inklusive Outlook Express och Microsoft Live Mail (som man bytte namn till på Outlook Express för ett antal år sedan) fungerar i grund och botten på samma sätt, du behöver hitta menyvalet Verktyg och Inställningar samt E-postinställningar (eller Konton/E-postkonto).

Här sker de flesta inställningar och det är flera steg du behöver göra.

Börja med att kontrollera att du har din abonnemangsbekräftelse som du fått från oss och där dina inloggningsuppgifter finns, dvs användarnamn och lösenord samt servernamn.

För att skicka och ta e-mot e-post används ALLTID användarnamn och lösenord som är specifika för varje e-postkonto.

Ska du lägga till flera olika e-postkonton, kontrollera att du har uppgifter för alla de olika kontona och ställ in ett i taget. Kontrollera alltid att du kan både skicka och ta emot efter att du ställt in ett nytt e-postkonto.

 

Avsändarnamn och e-postadress

Som avsändarnamn anger du det namn som ska visas hos mottagaren, tex Förnamn och Efternamn eller Kundservice, leveransavdelningen eller vilken typ av e-postadress du nu ska ställa in.

Som e-postadress måste du ställa in den e-postadress du skickar ifrån och som mottagare ska svara tillbaks till. Du kan, om du vill, ange en reply-to-adress, dvs en annan svarsadress men utgå ifrån att alla kan svara även till den adress du skickar ifrån.

 

Utgående server (SMTP)

I abonnemangsbekräftelsen som du fått från oss framgår vilken port, vilket servernamn och vilket användarnamn samt lösenord du ska använda för att skicka utgående e-post.

Börja med att ställa in allt utan kryptering. Det kan heta plain text, okrypterat, klartext, oskyddat osv. Du kan i efterhand prova att lägga till TLS/SSL men notera att flera versioner av Outlook har buggar i implementationer av krypteringsteknik så det är inte säkert att du kan få krypterad utgående e-post att fungera.

Använd aldrig SPA om du har möjlighet att välja detta, det kommer inte att fungera.

Notera att du valt rätt port. Vi rekommenderar att man inte använder port 25 som är standardporten för SMTP utan den alternativa port du fått information om från oss då många Internetleverantörer, tyvärr - och i strid med gällalande lagar och regler, blockerar all trafik på port 25. Du kommer således inte kunna skicka e-post och vi kan inte hjälpa dig med detta utan du måste be din Internetleverantör rätta till felet, något som de i regel inte alltid är så samarbetsvilliga att göra. PTS känner till detta och du kan om du vill rapportera din ISP till PTS om du skulle känna för det. Det kommer dock inte lösa ditt problem med utgående e-post så vi rekommenderar att du använder den alternativa porten redan från början och alltid på alla enheter.

 

Inkommande server (IMAP)

Först och främst: Vi avråder alla från att använda den äldre tekniken POP3. Det finns ingen anledning att använda detta utdaterade protokoll idag och det ställer bara till problem i moderna situationer, använd istället alltid IMAP för inkommande e-post.

IMAP är en robust teknik som bland annat stödjer många samtidiga användare i samma mailbox, något som är krav om du tex ska ha e-mail igång både på din telefon och din dator.

Ange servernamn, port, användarnamn samt lösenord enligt de inloggningsuppgifter du tidigare fått från oss. Precis som för utgående e-post behöver du använda ett användarnamn och lösenord och vi rekommenderar att du börjar med att prova utan kryptering (SSL/TLS) för att lägga till detta i efterhand om du vill då många versioner av Outlook har buggar i sin implementation av kryptering.

Notera att du använder rätt port.

 

Testa att skicka och ta emot

Det första du ska göra när du ställt in allt är att prova att skicka ett mail till did själv för att se att allt ser ut och fungerar som du vill.

Det är sannolikt att du vill gå tillbaks och justera tekniska inställningar men även inställningar för tex var signatur hamnar, hur den ser ut, hur ofta man ska kontrollera om det kommit nya meddelanden osv.

 

AntiSpam

Vi avråder från att använda lokala funktioner för AntiSpam. Såväl Outlook självt samt andra tredjepartsprogram som AntiVirus-program har ibland stöd för olika typer av efter-processning av e-post som redan hämtats för att sortera bort spam. Detta kan medföra en rad olika problem varför vi aldrig rekommenderar att man prövar detta.

Dels använder vi mailfiltrering automatiskt för all inkommande e-post innan den leverereras till dig men dessutom kommer aldrig mailfiltrering på din dator kunna utföras förrän den redan hämtats. Det är bättre, snabbare och enklare att "bara" göra en virus-kontroll vilket de flesta moderna antivirusprogram gör automatiskt så snart du laddar hem e-post.

Risken med att använda olika regler för filtrering av e-post lokalt på din dator är att det blir fel och att du aldrig nås av information. Särskilt om du "talar om" för Outlook att radera mail automatiskt är det stor risk att filtreringen inte blir så som du tänkt dig och information går förlorad för alltid.

Tycker du att du får spam skickad till dig så kontaktar du istället vår abuse-avdelning och ber oss titta på det, kanske går det att uppgradera mailfiltreringen så att den typen av spam som du anmäler går att blockera i framtiden. Alla vinner på att man abuse-anmäler spam eftersom e-postleverantörer som vi kan uppdatera regler så att använda kan vara säkra på att spam filtreras bort på ett effektivt sätt och utan risk att riktig epost försvinner.

 

AntiVirus

Det är obligatoriskt att använda ett AntiVirus-program när man använder Outlook eftersom mail, även virusmail, i regel öppnas automatiskt i många versioner av Outlook när man markerar dem, dvs när du markerar ett mail för att radera det så öppnas mailet och ett virus som ligger inbäddat i mailet kommer då att köras.

Saknar du AntiVirus-program kommer du således med 100% säkerhet att drabbas av de eventuella virus som slinker igenom viruskontrollerna i våra mailfilter.

Denna bugg i Outlook har hängt med i många år och det är oklart om den är åtgärdad i den aktuella versionen av Outlook. Risken är dock stor att klicka fel hur som helst så det är alltid viktigt att använda ett AntiVirus i alla datorer som ansluts till nätverk och använder e-post.

 

Autoreply och/eller vidaresändning av e-post

Även här avråder vi att använda eventuella funktioner för automatiskt svar i outlook. Ställ istället in detta via vår webbmail så skickas det automatiskt till alla avsändare som skickar mail till dig. Vår autoreply funktion är säker och förhindrar så kallade mail loopar, dvs att både mottagare och avsändare har ställt in automatiskt svar så att de mailbombar varandra tills någon får en full inbox.

Outlooks funktion för autoreply kräver att datorn står på och hämtar hem all e-post hela tiden för att först därefter skicka ett automatiskt svar. Skulle datorn starta om, krasha, inte ha reservkraft och det blir ett strömavbrott osv så slutar det att fungeera. Vi har dessutom hört från flera användare att fel inträffat och PST-filerna skadats när Outlook krashat vid användande av automatiskt svar i Outlook.

Slipp oroa dig och låt våra mailservrar göra detta åt dig istället!

För att vidaresända e-post som skickas till dig har du två val:

1. Ställ in att e-post ska vidaresändas från ditt e-postkonto på samma plats som du ställer in autoreply i vår webbmail.

2. Kontkakta vår kundservice och be oss lägga upp en e-postlista och/eller automatisk vidaresändning i våra mailservrar innan e-post levereras till dig. Ska du aldrig ta emot e-post för en viss adress kan denna vara ett alias eller alltid skicka vidare till en annan epostadress med forward eller som en e-postlista.

 

 

Exchange?

Nix. Aldrig. Du ska ställa in din Outlook att använda IMAP.

Olika konton

Japp. Du kan lägga till hur många konton som helst i Outlook, precis som i alla andra e-postklienter. Välj tydliga mappnamn för de respektive kontona så att du enklare kan bläddra mellan dem i din vy över olika konton.

Blir det mycket att scrolla? Du kan stänga (expandera/minimera) de olika mapparna och även välja att bara visa dina favorit-mappar (tex de olika inkorgarna men inte alla andra IMAP-mappar i de olika respektive e-postkontona).

 

Outlook på Mac?

Det finns dom som vågar sig på den dyra och ibland rätt buggiga metoden att köpa Microsoft office för Mac. Ofta ligger versionerna för Mac efter de ordinarie Microsoft-versionerna och de kan både se ut och fungera olika. Det finns ganska mycket andra buggar som rapporterats genomtiderna så att köra Outlook på Mac kan innebära en del krångel som du slipper genom att antingen köra windows (på en annan dator eller på din mac) eller att byta till ett annat e-postprogram som Apple Mail eller Mozilla Thunderbird, som är kostnadsfritt, på din Mac-dator.

I övrigt ställer du in allt på samma sätt, dvs avsändarnamn, avsändarepostadress, uppgifter för inkommande och utgående e-post. Tänk på att välja bort kryptering (SSL/TLS) och lägga till detta i efterhand vid behov samt att du måste ange användarnamn och lösenord både när du skickar och tar emot.

Du kommer behöva kontrollera att rätt portar används både för server för inkommande e-post samt för servern för utgående e-post.

Till sidans topp